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關於組織籌備工作會議的幾點思考
作 者:侯彥翠
來 源:石青
添加時間:2019-03-18

一直以來,會議是領導機構進行決策和管理的一種重要方式,並被廣泛應用於各個領域。會務組織也是一項關鍵且係統的工作。今年的政府工作報告中指出,要讓幹部從文山會海中解脫出來,把精力用在解決實際問題上。單位年度工作會議的組織籌備,從材料編寫、會場籌備再到會議開展,也開始朝著從簡、撈幹、找問題、奔主題的方向發展。在此,筆者有以下幾點思考,與大家分享。

一、會前籌備,要“幹”

會前籌備工作,一般包括擬定方案、編寫材料、布置會場及後勤保障。這幾項工作的重點是要撈幹的說、高質量的做,要有計劃和講效率。

(一)擬定方案是會議籌備的第一步。會議的目的、程序、議題、時間、地點、與會人員範圍及經費預算等內容,需提前擬定草案,然後由主辦牽頭部門下發紅頭文件,具體辦理。這裏要注意的是,通知下發要及時,由專人負責抓好跟蹤和反饋,避免遺漏、錯發和重發;會務班子要明確分組,定期碰頭,交流進展情況;會議討論或匯報的重點,應放於前1-2個議題,突出會議主題;方案製定要確保信息全麵、內容準確,一旦發出盡量不要再更改,以提高會議組織效率。

(二)編寫材料是會議籌備的文字部分。主要包括會議文件、領導講話、主持詞、聽會資料等。如果細分,還包括注意事項、會議指南、通訊錄、簽到表、座位圖、餐券、協議合同等資料。這裏麵需注意的是,講話材料要保證時間正確、全文順暢、無錯別字,內容闡述要有問題、有方案、有層次;主持詞與會議流程相符,中間總結性語言要與領導講話內容相關,不脫節,不假空;簽到表、餐券等資料最好多印製幾份,留出餘量,做好突發情況應對。

(三)會場要提前選擇、布置、檢查。會場的布置要根據參會人數的多少及辦公場所距離的遠近,提前做好選擇會場的會標、主席台、發言席、簽字席、擺放桌牌、話筒、音響、拍攝設備等至少提前半天做好布置和檢查工作,如有需調整之處,留出時間。會標的懸掛要居中,主席台的座次安排有主次之分,話筒音量不易過大或過小,拍攝的燈光及角度需提前踩點調試,拍集體照要提前設計好背景牆及排列隊形,以節省會議安排的整體時間。

(四)後勤保障工作要安排專人負責。會務組要根據參會人員名單,提前做好住宿、行車、就餐、禮儀等工作分配方案,落實在人頭。坐車人員、地點及聯係方式要詳細登記,確保人員路途上的安全;對路途較遠或者年齡較大者予以適當照顧;禮儀人員要提前準備好服裝、綬帶及會場所需物品,彩排方案要細致、實用,列隊上台時隊伍要得體、整齊、有精神;餐券等最好提前發放,人手一份,確保不丟客。

二、會中服務,要“精”

會中服務階段,會務組要指定1名負責人,全程跟蹤,對會場的整體安排、流程、進展程度及遺漏問題等都了如指掌,如需采取補救措施,做到一步到位。

(一)現場實地檢查。會議當天,會務組全體人員須提前2個小時到達會場,簡單聽取所有籌備人員的口頭匯報;檢查會議材料準備及會場布置情況,材料分發最好安排在會議開始前的1-2小時,以確保材料安全;提前完成簽到與參會人員引導,縮短入場時間;再次落實參會領導、發言人、主持人、領獎人、參會人員是否在約定時間到齊,這也是現場最重要的一環,要確保會議主體不缺失。

(二)維持好現場秩序。會議開始前5分鍾,與會無關人員離開會場,主持人宣讀會議注意事項;會場大門關閉,燈光、拍攝組等就緒到位。會中,材料組要仔細聽取領導發言,如有需要調整內容,迅速更換材料;宣傳組做好會議記錄,為會後新聞報道做好文字底稿;保障組要準確接收反饋信息,及時應變妥善處理突發情況。

三、會後總結,要“準”

會後工作是會議收好尾、求實效的重要一環。主要包括回收會議資料、辦公用品,整理拍攝設備,做好新聞發布,刻錄全程記錄光盤等。為了及時查漏補缺,會務組最好在短時間內組織召開會務經驗總結會,梳理問題,查找原因,避免下一年會議籌備工作再次發生同樣問題。另外,參會人員及單位要及時、準確傳達會議精神,正麵引導,狠抓落實,確保形勢分析有出處,舉措方法有力度,傳達落實有隊伍。


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